Günlük yapılacaklar listesi, günün her dakikasını doldurmak için değil; sınırlı zamanı gerçekten önemli işlere yöneltmek ve unutmayı azaltmak için kullanılır.
Zihindeki işleri tek yerde toplamak
Aklınıza gelen işleri telefon, kâğıt ve mesajlaşma uygulamalarına dağıtmak yerine önce tek bir listeye alın. Bu ilk döküm sıralama yapmak zorunda değildir; amaç zihnin sürekli hatırlatma yükünü azaltmaktır. İş, ev, sağlık ve kişisel konular aynı gün içinde birbirini etkilediği için hepsini görünür görmek daha gerçekçi plan yapmanızı sağlar.
Listeyi tamamladıktan sonra en önemli üç işi seçin. Acil görünen her şey aynı derecede değerli değildir; teslim tarihi, sonuç etkisi ve başka birinin bekleyip beklemediği ölçüt olabilir. Bir işi küçük adıma bölmek başlama direncini azaltır. Örneğin rapor hazırlamak yerine kaynak toplamak veya ilk taslağı açmak daha yapılabilir bir madde oluşturur.
Öncelik ve süre tahminini birlikte yapmak
Her işin ne kadar süreceğini iyimser değil geçmiş deneyime göre tahmin edin. Yolculuk, yemek, bekleme ve kısa dinlenme araları plana eklenmediğinde liste gereksiz baskı yaratır. Takvime yalnız iki büyük görev yerleştirmek, on küçük madde yazmaktan daha etkili olabilir. Boş bırakılan zaman, beklenmeyen bir ihtiyaç çıktığında günün tamamen bozulmasını önler.
Aynı listede hem çok küçük hem çok büyük görevler varsa, küçükleri belirli bir toplu zaman dilimine alın. E-posta, kısa telefon görüşmesi veya evrak kontrolü gibi işler araya girdiğinde odak gerektiren iş bölünebilir. Gün içinde yeni bir görev geldiğinde önce mevcut önceliği değiştirip değiştirmediğini sorun. Her talebi listeye eklemek, hemen yapılacağı anlamına gelmez.
Beklenmeyen işleri hesaba katmak
Günün sonuna doğru tamamlanmayan işleri suçlulukla taşımak yerine nedenini not edin: süre yanlış mı tahmin edildi, bilgi mi eksikti, yoksa öncelik mi değişti? Bu kısa değerlendirme ertesi günün planını iyileştirir. Yapılmayan maddeyi olduğu gibi tekrar yazmak yerine daha küçük bir başlangıç adımına dönüştürmek, ertelemeyi azaltabilir.
- Tüm işleri tek yerde toplamak
- Günün en önemli üç işini seçmek
- Süre tahminine boşluk eklemek
- Yarın için ilk adımı önceden belirlemek
Günü kapatıp yarını hafifletmek
Yarın için yalnız ilk önemli işi ve gerekli malzemeyi hazırlamak çoğu zaman yeterlidir. Uzun listeyi gece tekrar tekrar gözden geçirmek yerine, günü kapatacak bir zaman belirleyin. İyi bir yapılacaklar listesi her maddeyi bitirmekle ölçülmez; gün sonunda nelerin gerçekten ilerlediğini ve hangi işin bilinçli olarak bekletildiğini gösterebilmelidir.
Görevleri zihinden çıkarıp tek bir toplama noktasına almak
Yapılacaklar listesi, akla gelen her düşünceyi aynı anda bitirme talimatı değildir. Önce randevu, ödeme, telefon görüşmesi, alışveriş ve proje işi gibi dağınık notları tek yerde toplayın. Telefon, defter veya bilgisayar arasında sürekli geçiş yapmak önemli görevin kaybolmasına yol açabilir. Tek bir ana liste seçmek, zihni hatırlama baskısından kurtarır ve sonraki adımı daha sakin seçmenize yardım eder.
Her maddeyi eylemle başlayan küçük bir cümleye dönüştürün. Araştırma yapmak yerine üç fiyat teklifi karşılaştırmak, proje üzerinde çalışmak yerine sunumun ilk iki sayfasını düzenlemek daha nettir. Belirsiz görevler ertelenmeye eğilimlidir çünkü nereden başlanacağı bilinmez. İlk adım görünür olduğunda, beş dakika ayırmak bile ilerleme hissi yaratabilir ve işi başlatma direncini azaltabilir.
Günün kapasitesine göre öncelik ve süre belirlemek
Günlük listeyi hazırlarken boş zamanınızın tamamını görevle doldurmayın. Beklenmeyen telefon, yolculuk veya zihinsel yorgunluk için pay bırakın. En fazla üç önemli iş seçmek, on madde yazıp akşam hayal kırıklığı yaşamaktan daha etkili olabilir. Öncelik verirken acil olanla gerçekten etkili olanı ayırın; her yüksek sesle gelen istek aynı değerde değildir.
Benzer işleri aynı zaman diliminde toplamak dikkat geçişlerini azaltır. E-postaları gün içinde iki kez cevaplamak, alışveriş listesini tek seferde hazırlamak ya da kısa telefon görüşmelerini arka arkaya yapmak buna örnektir. Ancak bu yöntemi katı kurala çevirmeyin. Günün enerjisi düşükse kısa ve kolay işlerle başlamak, özellikle uzun süredir bekleyen bir madde için işe yarayabilir.
Tamamlanmayan işleri düzenli biçimde gözden geçirmek
Tamamlanmayan görevleri her akşam yeni güne kopyalamak listeyi ağırlaştırır. Birkaç kez ertelenen madde için nedenini sorun: Süresi mi belirsiz, başka birinin yanıtı mı bekleniyor, yoksa önceliği mi düştü? Gerekirse görevi küçültün, takvime tarih koyun veya tamamen silin. Açık karar vermek, görünmeyen yük taşıyan uzun bir bekleyenler listesi oluşturmaktan daha iyidir.
Haftalık kısa değerlendirmede yalnızca yapılanları saymayın; listede yer almaması gereken işleri de ayıklayın. Başkasının beklentisiyle eklediğiniz ya da artık geçerliliği kalmayan maddeler zamanla motivasyonu düşürür. Planlama sistemi sizin hayatınıza hizmet ettiğinde değerlidir. Düzenli gözden geçirilen sade bir liste, her ayrıntıyı kontrol etmeye çalışan kalabalık bir uygulamadan çoğu zaman daha işe yarar. Örneğin doktor randevusu almak, form doldurmak ve belgeyi göndermek aynı işin üç ayrı adımı olabilir. Bunları tek bir satıra yazmak ertelemeyi artırır; her adımı uygun güne koymak daha nettir. Süre tahmininde iyimser davranmamak da önemlidir. On dakikalık telefon görüşmesi, bekleme ve not alma ile yarım saati bulabilir. Gerçekçi süre, günün geri kalanındaki işlere de alan bırakır. Bir görevin başka kişiye bağlı olduğunu fark ettiğinizde listede bekliyor yerine kimin yanıtını beklediğinizi yazın. Böylece aynı işi tekrar tekrar düşünmek yerine doğru zamanda nazikçe takip mesajı atabilirsiniz. Günün ilk saatinde zor bir işe başlamak size uygunsa, onu küçük işlerin altına saklamayın. Enerjinizin yüksek olduğu zamanla görevi eşleştirmek, listeyi daha verimli kullanmanızı sağlar. Listeyi gün sonunda kapatırken tamamlanan maddeleri görünür bırakın. Yapılan işi fark etmek, yalnızca yetişmeyenlere odaklanmaktan daha dengeli bir değerlendirme sağlar.
