İmza Sirküleri Nasıl Alınır, Ne İşe Yarar?

Bir şirket adına atılan imzanın gerçekten yetkili birine ait olup olmadığını karşı taraf nasıl bilebilir? Banka, tedarikçi, kamu kurumu ya da iş ortağı; hepsi aynı soruya güvenilir bir cevap arar. Ticari hayatta bu güvenceyi sağlayan belge imza sirküleridir. Şirket kuran herkesin ilk haftalarda çıkarması gereken evraklar arasında yer alır ve yıllar boyunca defalarca istenir. Aşağıda imza sirküleri nedir, hangi işlemlerde kullanılır ve nasıl alınır sorularının cevaplarını bulabilirsiniz.

İmza Sirküleri Nedir?

İmza sirküleri, bir şirketi ya da tüzel kişiyi temsil etmeye yetkili kişilerin kimler olduğunu, bu yetkinin kapsamını ve yetkililerin imza örneklerini gösteren, noter tarafından düzenlenen resmî belgedir. Belgede genellikle şu bilgiler bulunur:

• Şirketin unvanı, adresi ve ticaret sicili bilgileri
• Yetkilinin adı soyadı ve kimlik bilgileri
• Yetkinin dayanağı olan karar ya da esas sözleşme hükmü
• Yetkinin şekli: tek başına mı, başka bir yetkiliyle birlikte mi kullanılacağı
• Yetkinin süresi ve varsa sınırları
• Yetkilinin şirket unvanı altında attığı imza örnekleri

Sıkça karıştırılan bir kavram da imza beyannamesidir. İmza beyannamesi, gerçek kişinin kendi imzasını notere tanıttığı belgedir; şahıs işletmesi sahipleri ve serbest meslek mensupları genellikle bunu kullanır. İmza sirküleri ise tüzel kişi adına imza atma yetkisini gösterir. Kısacası beyanname “bu imza bana ait” der, sirküler ise “bu kişi şirket adına imza atmaya yetkilidir ve imzası budur” der.

Temsil yetkisinin iki yaygın biçimi vardır. Münferit yetkide yetkili tek başına imza atarak şirketi bağlar. Müşterek yetkide ise iki ya da daha fazla yetkilinin birlikte imzalaması gerekir. Sirkülerde bu ayrım açıkça yazılır.

İmza Sirküleri Ne İşe Yarar?

İmza sirküleri, şirket adına yapılan işlemlerde karşı tarafa hukuki güvence sağlar. Belgeyi inceleyen kişi, imzanın yetkili birine ait olduğunu ve yetkinin o işlemi kapsadığını doğrulayabilir. Başlıca kullanım alanları şunlardır:

• Banka işlemleri: Ticari hesap açılışı, kredi sözleşmeleri, çek karnesi, POS ve sanal POS başvuruları.
• Sözleşmeler: Kira, tedarik, bayilik, hizmet ve iş sözleşmelerinde tarafların yetkisini belgelemek.
• Resmî kurum işlemleri: Vergi dairesi, sosyal güvenlik kurumu, belediye ruhsatları, gümrük ve ihale başvuruları.
• E-ticaret ve ödeme kuruluşları: Pazar yeri satıcı hesapları ve ödeme altyapısı sözleşmeleri. Çevrimiçi satışa başlayacak şirketler Etsy satış nasıl yapılır yazımıza da göz atabilir.
• Abonelik ve tescil işlemleri: Elektrik, internet, telefon abonelikleri, araç alım satımı ve tapu işlemleri.
• Vekâletname düzenleme: Şirket adına birine vekâlet verilirken yetkilinin sirküleri istenir.

Sirküler çoğu zaman tek başına sunulmaz; şirketin kayıtlı olduğunu gösteren vergi levhası ve yetkinin ilan edildiği Ticaret Sicil Gazetesi nüshasıyla birlikte istenir. Bu üç belgeyi dijital ve basılı olarak hazır bulundurmak, başvuruları hızlandırır.

İmza Sirküleri Nasıl Alınır?

İmza sirküleri nasıl alınır sorusunun cevabı, noterde yapılan kısa bir işlemdir; ancak öncesinde yetkinin hukuken doğmuş olması gerekir. Yani kişinin şirketi temsile yetkili kılındığına dair karar alınmış, bu yetki ticaret siciline tescil edilmiş olmalıdır.

Noterde genellikle istenen belgeler şunlardır:

• Yetkilinin geçerli kimlik belgesi
• Yetkinin tescil ve ilan edildiği Ticaret Sicili Gazetesi ya da ticaret sicili müdürlüğünden alınmış güncel tescil belgesi
• Şirket esas sözleşmesi ve temsil yetkisine ilişkin karar
• Şirketin vergi numarası bilgisi
• Noterin talep edebileceği diğer belgeler

İşlem adımları şöyle ilerler:

1. Yetkinin tescilini tamamlayın: Kuruluşta ya da yetkili değişikliğinde tescil işlemi ticaret sicili müdürlüğünde yapılır.
2. Belgeleri hazırlayın: Eksik evrak işlemi geciktirir; gitmeden önce notere telefonla sormak yararlıdır.
3. Notere bizzat başvurun: İmza örneği noter huzurunda atıldığı için yetkilinin şahsen gitmesi gerekir. Birden fazla yetkili varsa her biri imza örneği verir.
4. Metni kontrol edin: Noter, sirküler metnini yetki belgesine göre hazırlar. Unvan, yetki şekli ve süre bilgilerinin doğru yazıldığını imzalamadan önce okuyun.
5. İmza örneklerini atın: Şirket kaşesi ya da unvanı altında, günlük kullanacağınız imzayı atın.
6. Yeterli sayıda örnek alın: Bankalar ve kurumlar çoğu zaman aslını ya da noter onaylı suretini ister. İhtiyacınızı öngörerek birkaç nüsha almak sonradan zaman kazandırır.

Mevzuatta yapılan değişikliklerle, şirket kuruluşu sırasında yetkililerin imza beyanlarının ticaret sicili müdürlüğünde alınması mümkün hâle gelmiştir. Bununla birlikte bankalar ve pek çok kurum uygulamada noter onaylı imza sirküleri istemeye devam etmektedir. Hangi belgenin kabul edildiğini başvuru yapacağınız kuruma sormak en doğrusudur.

Ücret, noterlik ücret tarifesine göre belirlenir ve yetkili sayısı, sayfa ve nüsha adedine göre değişir. Tarife her yıl güncellendiği için kesin tutarı işlem öncesinde noterden öğrenebilirsiniz.

Sirkülerin yenilenmesi gereken durumlar da vardır:

• Yetkililerin değişmesi ya da yeni yetkili atanması
• Yetki süresinin dolması
• Yetki şeklinin münferitten müştereğe ya da tersine çevrilmesi
• Şirket unvanının ya da türünün değişmesi
• Yetkilinin imzasını değiştirmesi

Ayrıca bazı kurumlar belirli bir tarihten eski sirkülerleri kabul etmeyebilir. Sirkülerin fotokopisini ve dijital kopyasını paylaşırken dikkatli olun; imza örneğinizi içeren bu belgeyi yalnızca güvendiğiniz ve gerçekten ihtiyaç duyan taraflara iletin.

Not: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık yerine geçmez. Şirket türünüze özgü belge ve yetki düzeni için güncel mevzuatı inceleyin; mali müşavirinize, bir avukata ya da notere danışın.

Sık Sorulan Sorular

Şahıs şirketleri imza sirküleri alır mı?

Şahıs işletmesi sahipleri genellikle kendi adlarına imza beyannamesi çıkarır. Kurumlar gündelik dilde buna da imza sirküleri diyebilir; istenen belgenin hangisi olduğunu teyit etmek gerekir.

İmza sirkülerinin geçerlilik süresi var mı?

Belgede yazan yetki süresi boyunca ve yetki değişmediği sürece geçerlidir. Ancak kurumlar güncel tarihli bir belge talep edebilir.

İmza sirküleri başkası tarafından alınabilir mi?

İmza örneği noter huzurunda verildiği için yetkilinin bizzat başvurması gerekir. Düzenlenmiş sirkülerin onaylı örnekleri ise sonradan temin edilebilir.