Bir mağazanın vitrininde ya da internet sitesinde görünen her ürünün arkasında, müşterinin hiç görmediği bir ilişki vardır: satıcı ile tedarikçi arasındaki ilişki. Ürün tedarikçileri ile çalışırken yapılan seçimler; kaliteyi, teslim süresini, kâr marjını ve sonunda müşterinin sizin hakkınızdaki düşüncesini belirler. İyi bir tedarikçi işinizi büyütür, yanlış bir tedarikçi ise en iyi pazarlama çalışmasını bile boşa çıkarır. Bu nedenle tedarikçi ilişkisini bir kerelik satın alma işlemi gibi değil, yönetilmesi gereken uzun soluklu bir ortaklık gibi görmek gerekir.
Doğru Tedarikçiyi Bulmak
Tedarikçi Türlerini Tanıyın
- Üretici: Ürünü kendisi imal eder. Birim maliyet düşüktür ama asgari sipariş miktarı genellikle yüksektir.
- Toptancı ve distribütör: Farklı üreticilerin ürünlerini stoklar. Daha küçük miktarlarda ve hızlı alım yapılabilir.
- Stoksuz satış (dropshipping) tedarikçisi: Siparişi doğrudan müşteriye gönderir. Stok riski yoktur, ancak kalite ve teslimat üzerindeki kontrolünüz sınırlıdır.
Ön Araştırma Yapın
Fuarlar, sanayi ve ticaret odalarının üye rehberleri, sektör dernekleri ve toptan satış platformları aday bulmak için başlıca kaynaklardır. Bulduğunuz firmanın ticaret sicili ve vergi kaydını doğrulayın, mümkünse işletmeyi yerinde ziyaret edin ve daha önce çalıştığı müşterilerden referans isteyin. Gıda, kozmetik, oyuncak ve elektronik gibi alanlarda ürünün gerektirdiği belge ve sertifikaların geçerliliğini mutlaka kontrol edin.
Karar Vermeden Önce Numune İsteyin
Katalog fotoğrafı ve teknik föy, ürünü elinize almanın yerini tutmaz. Numuneyi inceleyin, kullanın, mümkünse birkaç kişiye denetin. Ambalajın kargo koşullarına dayanıp dayanmadığına da bakın. Onayladığınız numuneyi saklayın; ileride gelen partilerde kalite farkı olursa elinizdeki örnek, itirazınızın dayanağı olur.
Fiyat Kadar Koşulları da Konuşun
En düşük birim fiyat, her zaman en düşük maliyet anlamına gelmez. Teklifleri karşılaştırırken şu kalemleri birlikte değerlendirin:
- Asgari sipariş miktarı ve miktara bağlı fiyat kademeleri
- Nakliye, ambalaj ve varsa gümrük giderlerinin kime ait olduğu
- Ödeme vadesi ve ön ödeme oranı
- Üretim ve teslim süresi
- Kusurlu ürünlerde iade ve değişim koşulları
- Fiyatın hangi süre boyunca geçerli olduğu ve döviz kuruna bağlı olup olmadığı
Pazaryerinde satış yapıyorsanız bu maliyetlerin üzerine platform kesintilerini de eklemeniz gerekir; hesaplama için pazaryerleri komisyon oranları yazımızdan yararlanabilirsiniz.
Anlaşmayı Yazıya Dökün
Sözlü mutabakat, işler yolunda giderken yeterli görünür; sorun çıktığında ise herkes farklı hatırlar. Küçük siparişlerde bile ürün özelliklerini, miktarı, fiyatı, teslim tarihini ve ödeme koşullarını içeren yazılı bir sipariş formu ya da sözleşme düzenleyin. Sürekli çalışacağınız tedarikçilerle yapılacak çerçeve sözleşmede şu konular yer almalıdır:
- Kalite ölçütleri ve kabul edilebilir kusur sınırı
- Gecikme halinde uygulanacak yaptırım
- Ayıplı mal çıktığında izlenecek yol
- Size özel tasarım ya da marka varsa gizlilik ve münhasırlık hükümleri
- Sözleşmenin sona erme koşulları
Sözleşmenin tarafını doğru belirlemek de önemlidir; karşınızdakinin şahıs işletmesi mi yoksa şirket mi olduğu sorumluluğun kapsamını değiştirir. Bu ayrımı tüzel kişi ile gerçek kişi arasındaki farklar yazımızda anlattık. Yüksek tutarlı anlaşmalarda bir hukukçudan destek almak yerinde olur.
Tek Tedarikçiye Bağımlı Kalmayın
Bütün ürünlerinizi tek bir kaynaktan almak işleri kolaylaştırır ama riski de tek noktada toplar. Tedarikçinizin üretimi durduğunda, fiyatı aniden yükselttiğinde ya da rakibinizle anlaştığında elinizde seçenek kalmaz. Ana tedarikçinizin yanında, daha küçük hacimle de olsa çalıştığınız bir yedek kaynak bulundurun. Çok satan ürünleriniz için güvenlik stoku tutmak da gecikmelere karşı bir sigortadır.
İletişimi ve Performansı Düzenli Takip Edin
İyi tedarikçi ilişkisi düzenli ve açık iletişime dayanır. Satış tahminlerinizi, kampanya dönemlerinizi ve yeni ürün planlarınızı önceden paylaşırsanız tedarikçiniz de üretimini buna göre ayarlayabilir. Ödemeleri zamanında yapmak, sıkışık dönemlerde öncelik görmenizi sağlayan en güçlü etkendir.
Öte yandan güven, ölçmeyi gereksiz kılmaz. Her tedarikçi için şu göstergeleri basit bir tabloda izleyin:
- Zamanında teslim edilen sipariş oranı
- Kusurlu ya da eksik çıkan ürün oranı
- Sorulara ve şikayetlere yanıt süresi
- Fiyat değişikliklerinin sıklığı
Müşteriden dönen ürünlerin sebeplerini de tedarikçi bazında ayırın; kalite kaynaklı iadeleri tedarikçinizle paylaşmak sorunun kökünü çözmeye yardımcı olur. Bu konuda ürün iadelerini azaltma yolları yazımız yol gösterebilir.
Sık Sorulan Sorular
Yeni bir tedarikçiyle ilk sipariş ne kadar olmalı?
Mümkün olan en küçük miktarla başlamak akılcıdır. İlk parti, tedarikçinin kaliteyi, süreyi ve iletişimi gerçekte nasıl yönettiğini görmenizi sağlar. Sonuçtan memnun kalırsanız miktarı kademeli olarak artırabilirsiniz.
Yurt dışından tedarik yaparken nelere bakılmalı?
Gümrük vergileri, ithalat için gereken belgeler, nakliye süresi ve kur riski hesaba katılmalıdır. Mevzuat ürün grubuna göre değiştiğinden sipariş vermeden önce bir gümrük müşavirine danışmak beklenmedik masrafları önler.
Tedarikçi fiyat artırdığında ne yapmalıyım?
Önce artışın gerekçesini sorun ve piyasadaki diğer tekliflerle karşılaştırın. Daha yüksek sipariş miktarı, daha uzun süreli taahhüt ya da ödeme vadesinin kısaltılması gibi karşılıklar önererek pazarlık yapabilirsiniz.
